9 conseils pour anticiper le planning de son projet IoT

Comment maîtriser le timing et bien anticiper le planning son projet IoT ? Comment éviter les dérives du planning ?

Dans un projet, il y a TOUJOURS des aléas. Toujours.

Particulièrement dans le cas de projets d’objets connectés, car ils rassemblent une multitude de métiers, d’acteurs, d’étapes et car ils concentrent une certaine complexité technique, avant d’arriver à un produit industrialisable.

Pour éviter de subir ces aléas et devenir maître de votre projet, il existe des solutions.

Il existe des moyens pour que ces aléas aient un minimum d’impact sur le délai de votre projet. On vous donne ici un condensé de bonnes pratiques pour la réussite de votre projet : des principes de base dans la gestion et planification d’un projet aux outils tangibles. Mais on vous conseille vivement de visionner le webinar de Benjamin pour aller plus loin !

Voici 9 conseils pour maximiser vos chances de respecter la deadline de votre projet !

1. Accepter qu’on ne peut pas tout prévoir à l’avance et TOUJOURS prévoir de la marge

Même en ayant bien défini le périmètre des actions et les tâches à mener, plus on avance, moins on a de chances que ce planning soit juste. Les aléas sont impossibles à prévoir.

Dans ce cas, que pouvez-vous faire?

Prévoir de la marge.

Pour chaque étape, rallongez un peu vos délais pour vous prémunir des imprévus. Il s’agit par exemple de prévoir de la marge pour un délai d’approvisionnement d’un composant, des arrêts maladie imprévus, un délai pour ajouter une étape de préparation du produit qui n’a pas passé la première phase de certification,…

Pour chaque étape sensible, imaginez les scénarios qui pourraient venir retarder le déroulé du projet et gardez une réserve de temps dans le cas où ces scénarios se produiraient.

2. Anticiper le planning et définir au mieux les tâches

Afin d’avoir la meilleure idée possible du temps que son projet va prendre, la première étape sera de lister les macro tâches de manière exhaustive. Et cela veut dire de se pencher sur les spécifications de votre projet.

Plus vos spécifications seront précises, plus il sera facile d’estimer les tâches et donc d’atteindre un temps de développement réaliste (en pensant à bien prendre en compte tous les autres conseils de notre liste). Pour pouvoir y arriver plus facilement, listez ensuite pour chaque tâche, les sous-tâches associées.

Pour chaque tâche, consacrez-y du temps et allouez-y des ressources. Rapprochez-vous de vos experts  dans chaque domaine pour affiner l’estimation du temps nécessaire aux tâches les concernant.

Il s’agira ensuite d’essayer de synchroniser au mieux les tâches entre elles.
C’est le sujet du point suivant.

3. Gérer le planning, mais surtout le timing du projet

On vient de le voir, le planning permet de planifier les tâches. Le timing, c’est le principe de les faire exécuter au bon moment. C’est l’idée de synchroniser au maximum les tâches qui peuvent l’être et éviter d’attendre que l’une se termine pour commencer une autre. Certaines tâches seront évidemment bloquées par d’autres. Notre conseil : essayez de lister ces pré requis pour éviter les temps morts. Ainsi, vous pourrez avoir une vue sur l’ensemble des tâches et vous pourrez mieux maîtriser l’ensemble du développement de votre projet.

Grâce à cette analyse, vous allez donc pouvoir imposer un découpage à vos tâches. Et vous allez donc avancer par petites itérations. Ce qui est beaucoup plus facile à maîtriser. Cette pratique est inspirée des méthodes Agile. On vous parle de certains aspects de ces méthodes plus en détail dans cet article.

Une autre astuce : anticiper le besoin d’informations pour mener à bien sa tâche. Cela peut paraître très simple et pourtant, une fois plongé dans son projet, on a tendance à oublier ces petites actions. Cela vous permettra de limiter les temps morts et, au final, de ne pas mordre sur le planning.

4. Bien définir le projet et clarifier les zones d’ombres et de doutes dès le départ

On aurait pu commencer par cela ! Les enjeux doivent être clairs : dès le départ, il faut connaître la raison d’être du projet.

Un projet flou va forcément générer des incertitudes, des questionnements, et va engendrer du délai supplémentaire.

Avant de lancer votre projet, on vous conseille donc de prendre le temps nécessaire pour préciser les enjeux et les résultats attendus.

Chez Rtone, nous avons mis en place les workshops pour trouver le véritable besoin du client et s’assurer que le produit prenne en compte l’utilisateur final.

Lors de ces séances, on va “tuer le cahier des charges”. Remettre en question les objectifs de notre client. Parfois, on se rend compte qu’il s’agit plus d’un souci technique que d’un souci fonctionnel. Le travail va être de hiérarchiser et prioriser ensemble les différentes fonctionnalités à donner au produit. Ici, on vient réduire le risque du périmètre initial car les deux parties connaissent la direction à prendre et les priorités et savent ce sur quoi le prestataire va d’abord se concentrer.

Vous pouvez retrouver notre article et notre précédent webinar sur nos 5 conseils de productivité pour votre équipe tech ici.

5. Prévoir un contrat qui permette la flexibilité du projet pour pallier les imprévus

Pour pallier les imprévus, il faut pouvoir permettre au prestataire de s’adapter. Un cahier des charges fixe risque de compromettre cet aspect.

Pourquoi ?

Parce qu’un cahier des charges fixe relié à un contrat traditionnel en forfait (par exemple) donne un cadre rigide. Plus le cadre est rigide, moins il y a de place pour que votre prestataire s’ajuste et vienne s’organiser autour de vos critères prioritaires.

De notre point de vue, il n’y a rien de mieux que certains contrats agiles. Les contrats intégrant l’agilité présentent beaucoup plus de souplesse. Ils se concentrent sur la livraison d’un produit fonctionnel, tout en conservant budget et délai. En effet, ces contrats permettent des évolutions sur le périmètre, sans compromettre délai et budget.

Vous pouvez visionner cet extrait de conférence sur le fonctionnement d’un contrat agile :

Si l’on se retrouve face à une rupture de stock d’un composant ou une augmentation de son prix, le contrat va permettre au prestataire de s’adapter sans avoir à prévoir un avenant ou du budget en plus. Le contrat agile permet au prestataire de proposer des alternatives face à des imprévus. Ainsi, la collaboration ne peut être que gagnante !

6. Prendre en compte la gestion des ressources

Qu’est ce qu’on entend par “gestion des ressources”?

Il y a bien sûr le matériel, le budget, mais aussi l’humain. C’est particulièrement sur ce point que nous attirons votre attention.

Là encore, vous pouvez prendre en compte des données prévisibles et imprévisibles, pourtant souvent oubliées…

Nous pensons notamment aux congés.

C’est un point que vous pouvez facilement anticiper dès le départ. Par exemple : calculez qu’un projet de 12 mois dure en réalité 14 mois.

Dans le même esprit, il faudra aussi composer avec les disponibilités des équipes, si elles ne sont pas à 100 % sur votre projet pendant ces 12 mois. La synchronisation sera moins évidente et également à anticiper.

Et on ne le sait que trop bien depuis l’année dernière, d’autres aléas peuvent être intégrés dans le calcul de la matrice temps du développement du produit : la maladie, une pandémie,… Donc là encore, on vous conseille de prévoir une réserve de sécurité au moment d’établir le calendrier de vos équipes.

7.Prévoir du temps pour les étapes clés

Le prototypage et le passage des certifications sont des étapes à ne pas sous-estimer : temps de production du prototypage, test à sa réception (avec une durée aléatoire), noter les améliorations à prendre en compte, faire des corrections, relancer un prototype. Parfois, il faut tout simplement doubler le temps de développement pour ce temps de prototypage. Quant au passage des certifications, il faut impérativement être prêt et anticiper la préparation du produit pour cette étape.

8. S’inspirer des méthodes agile pour garantir la réussite de son projet

Certaines méthodes vont s’avérer gagnantes pour respecter le planning du projet. Chez Rtone, on suit la pratique de sprints. On découpe le développement du produit en plusieurs courtes périodes, les sprints. Durant chaque sprint, on va développer une fonctionnalité – dont la priorité aura été préalablement définie. De cette manière, on vient garantir la satisfaction du client puisqu’à la fin de chaque itération, on lui présente une version fonctionnelle de son produit.

Chaque sprint va également venir enrichir le suivant. Dans cette optique, c’est la rétrospective qui va jouer ce rôle : on fait un point sur ce qui s’est bien et moins bien passé afin de mieux faire au prochain sprint.

En bref, ces méthodes permettent que les deux parties se mettent d’accord et prévoient une amélioration continue avant de se lancer dans le sprint suivant.

9. S’entourer de professionnels pour veiller au déroulé du projet

Un projet IoT est un environnement complexe, avec de multiples métiers. On le répète souvent chez Rtone : pour qu’un projet IoT avance bien, il faut que tous les métiers avancent en simultané. Les risques de dépassement de planning arrivent souvent aux intersections des métiers (surtout quand vous avez fait le choix de travailler avec de multiples prestataires).

Pour veiller à cette fluidité entre les métiers, votre projet IoT a besoin d’un chef d’orchestre. Une personne pour veiller à l’architecture et à la gestion du projet. Qu’il s’agisse d’une personne expérimentée en interne ou d’un choix externalisé.

Retrouvez tous ces conseils dans le replay du webinar, accessible gratuitement ici.

Voir le replay

En bref, l’IoT réunit des métiers très différents où la synchronisation est la clé. L’anticipation de ce que l’on peut prévoir pourra aussi aider à rester dans son timing. Enfin, certains outils et méthodes sont particulièrement adaptés à cette gestion de projet et vont aider à limiter les risques de dépassement.